仕事をしていると、誰かに聞きたいこと、確認を取って進めたいことが多いことがありますね。それはリモートでも対面でも変わりません。
テレワークの場合、相手と連絡を取るための色々なツールがありますが、主に使われているのは電話、テキストチャット、オンラインミーティングの3つではないでしょうか。
それぞれのツールには得意なことと不得意なことがあります。1つですべてをカバーできるわけではありません。その時々で最適なツールを選べるようになると、仕事の時間効率がよりよくなって、自分も相手もストレスが減ること間違いなし！
ここでは、「この事例ではどのツールが最適なのか」を在宅&テレワーク3年以上のエンジニア婦人が実際の流れと共に紹介します。
目次
相手に確認したい内容によって方法は変わる
リモートで相手に確認したいことがあるとき、
- 電話をする
- テキストチャットで聞く
- オンラインミーティングをつなげる
の3つの方法があります。
これらの中から、相手の時間を奪わないためにはどれが一番良いか、事例別に考えていきます。
簡単な質問
仕事を進めていたら、Aさんに確認したいことができました。〇〇についての発注数が10と20で曖昧なので、正確な数量をBさんに確認する必要があります。
電話をする
「今ちょっとお時間いいですか？〇〇の発注数なんですけど、10か20かわからなくなってしまって…」
Ａさんは数量は20だよ、と教えてくれました。5分程の通話でした。
テキストチャット
Ａさんにテキストチャットで質問をすることにしました。
「〇〇について、発注数が10と20で曖昧になっています。正確な数量を知りたいのですが、Aさん、ご存知でしたら教えてください。」
回、発注数は20です」とAさんから返事がきました。
返信がすぐには来なかったので、その間に進められる作業ができました。
オンラインミーティングをつなげる
Aさんにテキストチャットでオンラインミーティングを設定したのでお願いしたい旨を伝え、指定の時間に来てもらいました。
指定時間にオンラインミーティングに来て、話を始めます。
「〇〇についての発注数が10と20で曖昧なので、正確な数量を教えてください」
数量を聞いたらそれで終わります。5分で終了しました。
通常はテキストチャット、即回答が欲しければ電話
このケースで一番いいと思われるのはテキストチャットです。本件ではオンラインミーティングをわざわざ設定する理由は全くありません。時間の無駄です。
電話でも目的を達成できますが、もしAさんが別のオンラインミーティング中で手が離せない状態だったけれど、電話が来たから出てくれたのだとしたら…ちょっと申し訳ないですね。
しかし、テキストチャットは即返信が得られる保証がないというデメリットを持っています。
もし発注までの時間があと10分で、すぐに確認しなければ発注できずに困ってしまう、といったことであれば電話をかけて即回答をもらうことが最適解となるでしょう。
通常はテキストチャットで事足りますが、即回答を必要とする状況であれば電話をするのが良いですね。緊急度が高ければ電話の方が確実です。
相談したいとき
あなたはあるチラシの作成をしていますが、メインの赤色がいまいちしっくり来ません。濃いめの赤色か、薄い赤色か悩みます。
色について詳しいBさんに相談してみることにしました。
電話をする
「Bさん、あのチラシの作成なんですが、濃い赤色と薄い赤色にするか悩んでるんです。どちらが良いと思いますか？」
しかし、Bさんに「電話では判断できないよ」、と言われてしまいました。
テキストチャット
「Bさん、あのチラシの作成なんですが、濃い赤色と薄い赤色にするか悩んでいます。試しに作成してみたのですが、どちらが良いと思いますか？」
Bさんにメインの赤色を濃い色で作成したものと、薄い赤色で作成したものの両方の画像を送り、意見を求めました。
しばらくしてBさんから、「濃い赤色にしてしまうと文字色がかすんでしまうから、薄い赤色でまとめて文字色を調整して文字を目立たせたほうが良いと思いますよ！」
と返事が来ました。
オンラインミーティングをつなげる
Bさんにテキストチャットでチラシの相談をしたいのでオンラインミーティングをお願いしたいと伝え、指定の時間に来てもらいました。
画面共有をして濃い赤色と薄い赤色のそれぞれの作成バージョンをみせました。
実際の画像を見て、「濃い赤色にしてしまうと文字色がかすんでしまうから、薄い赤色でまとめて文字色を調整して文字を目立たせたほうが良いと思います」とのことでした。
通常はテキストチャット、次点オンラインミーティング
本件の場合、画像も送れるテキストチャットか、次点にオンラインミーティングが適切だと考えられます。色を見なければならないので電話は論外です。
テキストチャットでは作成中のもののキャプチャを撮るなどして相手に送り、それを見てもらった上での回答がもらえます。また、気付いたことがあれば追加で意見をもらえるかもしれません。相手が考えている間に自分は黙って待っている必要もなく、別の作業ができるのでより効率的とも言えそうです。
これはオンラインミーティングでもほぼ同じことができます。もしかしたらその場で気づいたことを教えてもらえるかもしれませんが、それはテキストチャットでもできることですね。
操作方法を教えてほしいとき
あなたはあるシステムの操作をしていますが、どうしてもわからないところがあり出てきました。右上にボタンがあり、そのボタンを押して次の画面へ行くようなのですが、そのボタンの在処がわかりません。
操作に詳しいＣさんに相談してみることにしました。
電話をする
「〇〇のシステムで××の操作をすると右上にボタンが出てきて、それを押して次の画面へ行く必要があるのですが、どうしてもボタンが出てきません。」
電話越しにＣさんにも同様の操作をしてもらい、時間はかかりましたが右上のボタンを出すことができました。
テキストチャット
「〇〇のシステムで××の操作をすると右上にボタンが出てきて、それを押して次の画面へ行く必要があるのですが、どうしてもボタンが出てきません。」
必要なところのキャプチャを入れながら、Cさんに教えてもらうことができました。
オンラインミーティング
「〇〇のシステムで××の操作をすると右上にボタンが出てきて、それを押して次の画面へ行く必要があるのですが、どうしてもボタンが出てきません。やり方を画面で教えてください。」
とＣさんにオンラインミーティングをお願いしました。
画面共有でCさんの画面を見ながら自分も操作をすることで何が悪かったのか、よくわかりました。その場で自分も画面で同じように操作をしてみて解決できました。それほど時間がかからずに完了できました。
複雑な操作が必要であればオンラインミーティング、次点テキストチャット
操作方法など、言葉で説明するよりも見た方が早いものはオンラインミーティングが有効です。
テキストチャットでも同じことができますが、この場合は「キャプチャを撮ってこの画面のこの辺りにある右上のボタン」とわかるように図示する必要があり、時間がかかるかもしれません。
電話でもできなくはありませんが、こちらは教える側も一緒に操作をしてその説明を言葉にする必要があり、自分も画面で一緒に操作して正解を合わせていくことになるので非常に大変です。画面を間に挟んだ伝言ゲームのようなものです。
もし何かの条件が足りなくて一回で操作できないこともあるかもしれませんが、そのことに気づくのはとても難しいですね。
その時々に適したツールを使って仕事を効率化しよう！
相手に聞きたいことがあるときに電話、テキストチャット、オンラインミーティングのどれを使ったら一番最適なのかを事例別に紹介しました。
その時々に適したツールを使って仕事を効率化できたら素敵ですね。
参考にしてみてください。
