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テレワークのテキストチャットのコツ-「もしかして相手の気を悪くしてしまった!?」と心配する前にやること、対処法

2022/5/2 08:30

文字で相手とやり取りすると言えば、メール、と言いたいところですが、昨今のテレワークといえば「テキストチャット」ではないでしょうか。

テレワークでは同僚や上司であっても、対面ではなくチャットでやり取りします。自分から何かを書いて送ったときに「もしかしたらさっき送った内容で相手の気を悪くしてしまったかも!」と心配になる方もいるのではないでしょうか。

対面コミュニケーションとテキストチャットは全く異なるものです。メールとテキストチャットも同じ文字でやり取りするものであっても、その得意とするところや性質は全く異なります。

ここでは「相手の気を悪くしたかも」と心配する前にやることやその対処法を、在宅&テレワーク3年以上のエンジニア婦人がお伝えします。

※相手から欲しい返事がうまくもらえなくて悩んでいる方はこちら → 「テレワークのテキストチャットのコツ-欲しい返事がもらえない、うまく伝えられない問題を解決!

心配するのは相手のことを思っている証拠

自分が書いて送った内容やタイミングで「相手の気を悪くしたかも」と心配になったあなたは、とても優しい方ですね。

でも、その心配は本当に必要な物でしょうか。

文字だけのやり取りは、実際に言葉で話しているよりも感情が乗らず、ちょっとぶっきらぼうに見えてしまうこともあります。だからこそ、「気にしない」事が必要です。

罵詈雑言を書いていなければまず問題なし

大前提として、送った文章の中に「罵詈雑言を書いていなければ問題なし」です。とはいえ、まず書くことはないでしょう。
なので、ほとんどの「気になる」ことは心配のしすぎ、ということです。

それでは、あなたが気にしている相手の文章を読み返してみましょう。

改行の不足があったかもしれません。句読点の入れ忘れがあったかもしれません。

最後に「よろしくお願いします」や「ありがとうございます」をつけ忘れたかもしれません。

でもこれらは全部些細なことです。

書いてある内容はどうでしょうか?「馬鹿」「阿呆」などの罵詈雑言がありますか?
あったとしたらパワハラ問題にもなりそうですが、ビジネス場面において普通はそのような単語は書かないのではないでしょうか(万一書いていたとしたら大問題ですので即刻やめましょう)。

書いていなければ、問題ありません。気にすることはないのだと、頭の片隅に置いておいてください。

気になる回数を減らす方法

気にしない方法を頭の片隅に置いたら、次は「気になる」回数を減らしていきましょう。

後から直す、連投すればいい

先の「気にしない方法」にもありましたが、あとから改行の不足、句読点忘れや、最後に「よろしくお願いします」や「ありがとうございます」等のつけ忘れに気付いたとします。

気付いた時点で投稿を編集するか、連投してしまいましょう。

もし「ありがとうございました」をつけ忘れたのであれば、「↑ありがとうございました」などとすれば、伝わります。「↑」は前の投稿を示す記号なので、特別つけなくてもいいです。

実際にやるかどうかはそのときの判断に任せるとして、「不足に気付いたら編集か、連投すればいい」と思っておいたら、気が楽になりますね。

チャット欄にいきなり書き始めない

チャット欄に内容を直接書くのではなく、「自分のパソコンのテキストアプリケーションに保存しながら書く」方法です。

一気に文章を書くと、一貫性がなく、表記がゆれてしまうことがあります。結果として相手の気に障る表現になってしまったかも、と気にしてしまうこともあるので、特に短文ではない場合はチャット欄にいきなり書き始めない方が良い場合があります。

これは後から直す回数を減らす効果もあります。

自分のテキストアプリケーションに書いて、最後に見直してからコピー&ペーストで送信するようにすると、自然と文章を読み返すので変な表現やおかしいところに気付くことができます。

昔よくあった掲示板などでは、「通信が途切れたりなどで、書き込んだ内容が全部消えてしまうかもしれない」を懸念して、長い文章を書くときは自分のパソコンのテキストアプリケーションに保存しながら書いて、完成したらコピー&ペーストをやったものです。

それと同じで、チャット欄にいきなり書き始めるのをやめてみましょう。

Slack等では「〇〇が書いています…」みたいな表示が出ますね。
これが出ていると相手によっては投稿を待ってくれたりするようです。相手にそんな気を使わせないためにも、良い方法といえます。

テキストにまとめるのに時間がかかりそうなときは、先に「ちょっと待っててくださいね、まとめます。」と一報入れておけば親切です。

ビジネスだから大丈夫、と割り切る

恋人とのやり取りだったら何か思われてしまうかもしれないぶっきらぼうと取れる文章でも、ビジネスの場で、しかも社内の同僚や上司相手であれば、きちんと要件が伝わっていれば特別問題はないのでしょうか。

きっと顧客宛の文章であれば一気に送らないで慎重になると思いますが、社内の、いわゆる「身内」相手には気が緩むこともありますよね。

そういうときは「身内とはいえビジネスだから大丈夫、次から気を付けてみよう」でOKです。

実際、相手もそこまで気にしていないと思いますよ。

絵文字や顔文字、ギャル文字がてんこもりの文章よりはよっぽどいいはずです。

…ギャル文字、ジェネレーションギャップありますか?

送る前に画面越しの文字を読む相手の気持ちを考える

文章を送る前に、画面越しの文字を読む相手の気持ちを考えてみましょう。どうでしょう、その文章を読んでどんな気持ちになると思いますか?

画面越しの相手の気持ちを考えることで、「相手の気を悪くしてしまったかも」といったチャットの不安を減らすことができます。

これは、通常の目の前で話すコミュニケーションと変わりありません

こういうことを言ったら相手は進んでやってくれるかな、こんなことを言ったら相手は嫌な気持ちになって行動しなくなるかな、といったことを考えて文字を打ち込めばいいのです。

また、相手から受け取ったメッセージを読んで、(句読点が全くないなどの理由で)ぶっきらぼうな印象を受けたとしても、そこまで気にする必要はありません。

ただ単に忙しいからなどの理由で、別に不快に思っているからそのような表現になっているわけではないと思いますよ。

わかりやすい文章表現を心がける

読んで何が言いたいかすぐにわかる文章を書くことで、相手の気を悪くさせてしまったかも!と思う回数を減らすことができます。

よくわからない文章が来ると「これは何が言いたいんだろう…」と相手を悩ませ、何となく気分が悪くなってしまうかもしれません。わかりやすい表現を心がけましょう。

この書き方のポイントは「テレワークのテキストチャットのコツ-欲しい返事がもらえない、うまく伝えられない問題を解決!」の記事で書いています。

まとめ

「相手の気を悪くしてしまったかも」と心配する前にやることやその対処法に

  • 後から直す、連投すればいい
  • チャット欄にいきなり書き始めない
  • ビジネスだから大丈夫、と割り切る
  • 送る前に画面越しの文字を読む相手の気持ちを考える
  • わかりやすい文章表現を心がける

をご紹介しました。

できそうなものがあったら、ぜひ参考にしてみてください。

この記事を書いた人

制作者

エンジニア婦人

家で仕事をする、テレワーク暦3年以上のフリーランスです。
プライベートもテレワークも、おうちで快適に過ごす情報を発信します。

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